Zoomブレイクアウトルームのグループ分け準備

名簿と表示名をそろえる

申込名とZoomの表示名が違うと、割り当て時に本人を見つけられません。開始案内で「入室後に申込名へ変更してください」と伝え、ニックネームを使う場合も名簿側と同じ表記にします。同姓同名がいる場合は「佐藤・営業」「佐藤・開発」のような識別子を付けます。

24人を6ルームにする例

24人を6グループにすると4人ずつです。サクッと幹事へ出席者だけを入力し、グループ数を6にします。結果のグループ1〜6をZoom側のルーム名と合わせ、コピーした結果を共同ホストや進行担当者へ渡します。ルーム番号が一致していれば、割り当て時の読み替えが不要です。

開始前の手順

1. 入室者と欠席者を確定します。
2. 表示名を名簿と照合します。
3. グループ分けを実行し、結果をコピーします。
4. ルーム1から順番に割り当てます。
5. 参加者へ自分のグループ番号を知らせます。

Zoom側の操作方法は契約や画面更新で変わることがあるため、開催時点の公式ヘルプも確認してください。

進行役を各ルームへ置く

初対面が多い場合は、進行役同士を「別のグループ」に指定します。進行役には最初の発言者を決める、残り時間を知らせる、困ったときにメインルームへ連絡する役割を依頼します。1人へ複数の役割を集中させず、時間係だけを別の参加者へ頼む方法もあります。

途中参加と退出のルール

開始直後の途中参加者は人数の少ないルームへ追加します。活動時間が半分を過ぎている場合は、無理に移動させずメインルームで案内を聞いてもらう方法もあります。退出者が1人出ても、残り時間が短ければ全ルームを再編成しません。大きな変更時だけ全体チャットへ理由を送ります。

共有する情報を絞る

グループ分け結果には参加者名が含まれます。公開SNSや録画画面へそのまま表示せず、参加者だけが見られるチャットへ送ります。イベント終了後に名簿を保存する必要がなければ削除します。ツールは入力した名前をサーバーへ保存しませんが、共有後の情報はZoomや選んだ共有先の管理になります。

10分活動の進行例

• 0分：目的と終了時刻を説明
• 1分：ルームへ移動
• 2分：自己紹介と役割確認
• 8分：まとめを作成
• 10分：メインルームへ戻る

イベント全体の進行はオンライン交流会の進行表も参考にしてください。