オンライン交流会をスムーズに進める幹事の進行表

開始前に用意するもの

参加者名簿、会議URL、開始時刻、活動時間、各ルームの進行役を一つのメモにまとめます。表示名と名簿の名前が違う人がいる場合は、本人に確認しておきます。通信が不安定な人向けに、チャットで指示を送る方法も決めておくと安心です。

最初の5分で説明する

開始直後は、目的、活動時間、戻る時刻、困ったときの連絡方法だけを伝えます。説明が長いと入室確認に時間を使えないため、詳細なルールはチャットに貼ります。ブレイクアウトルームへ移動する前に、参加者が自分のグループ名を確認できるようにします。

ルームごとの役割を置く

各ルームに進行役と時間係を置くと、会話が止まりにくくなります。進行役は最初の発言者を決め、時間係は残り時間を知らせます。進行役同士を同じルームに集めるのではなく、各ルームへ均等に配置することがポイントです。

途中参加と退出を想定する

途中参加者は、人数の少ないルームへ追加する、または次の活動から参加してもらうなど、事前にルールを決めます。退出者が出た場合も、残り時間が短ければ再編成せず、そのまま続ける方が混乱を抑えられます。大きな変更をするときは、全体チャットで理由を一文で伝えます。

終了後のフォロー

1. 全員がメインルームへ戻ったことを確認します。
2. 各ルームから一言ずつ感想を集めます。
3. 次回の連絡先と資料を共有します。
4. 欠席者にも結果や資料を送ります。

オンラインでは画面が閉じると情報が残りにくいため、終了直後に要点を共有することが大切です。