幹事準備
幹事が当日までに確認するチェックリスト
当日に慌てる原因は、名簿の変更、会場の制約、共有方法の確認漏れです。前日までに確認する項目を順番に整理します。
参加者名簿を確定する
出欠の返事が揃ったら、表記を統一します。漢字とひらがなが混ざっていてもツールは使えますが、結果を共有したときに本人が見つけにくくなるため、普段使う名前にそろえるのがおすすめです。欠席の可能性がある人は別に控え、当日参加になった場合の追加方法も決めておきます。
- 同姓同名には部署や番号を付ける
- 欠席者を名簿から外す
- 幹事以外の担当者にも最新版を渡す
会場の制約を確認する
席決めでは、実際に使える席数と入口・黒板・スクリーンの位置を確認します。宴会ではテーブルの移動ができないこともあるので、ツールで決めた後に現場で調整する前提を参加者へ伝えます。オンラインの場合は、利用できるブレイクアウトルーム数やホスト権限も確認します。
進行を短い台本にする
「説明」「抽選」「移動」「開始」の4つを一文ずつ書いておくと、当日の説明が安定します。例えば「結果は画面に表示します。自分の名前を確認したら、指定された場所へ移動してください。分からない場合は幹事に声をかけてください」と先に決めておきます。演出を使う場合も、時間がないときは通常モードへ切り替えられるようにします。
共有先を2つ用意する
結果は、代表者のトークに送る方法と、会場で画面を見せる方法の2つを用意します。スマートフォンでは共有メニュー、パソコンでは結果をコピーしてLINEやメールへ貼り付ける方法が安定します。送信前に、別のイベントの結果が混ざっていないか、URLが正しいかを確認してください。
前日・当日の確認表
- 前日：出欠、名簿、会場、担当者を確認。
- 開始30分前：席数、資料、充電、通信環境を確認。
- 開始直前：欠席や追加参加を反映。
- 発表後：参加者が自分の結果を確認できたか確認。
完璧な結果を一度で作るより、変更が出ても数分でやり直せる準備を整える方が、幹事の負担を減らせます。